Integritetspolicy

1. Vem som ansvarar

[Bolagets namn], organisationsnummer [org.nr], [adress] (”Crewlo”, ”vi”) är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i avsnitt 5–8: webbplatsen, Crewlo Relay, betaprogrammet och support. Kontaktuppgifter finns sist i policyn.

2. Två olika roller

Crewlo är programvara som körs lokalt hos kunden. Det påverkar vem som ansvarar för vad:

• Data i kundens installation – mejl, ärenden, beslut, protokoll, filer, användare och loggar – sparas på kundens dator. Kunden är personuppgiftsansvarig för den. Vi har ingen åtkomst till den och tar inte emot den.
• Innehåll som Claude bearbetar behandlas av Anthropic enligt kundens eget avtal med Anthropic.
• Crewlo behandlar personuppgifter bara för webbplatsen, reläet, betaprogrammet och support.

Är du anställd hos, kund till eller i kontakt med ett företag som använder Crewlo, och har frågor om uppgifter i deras installation, vänder du dig till det företaget.

3. Crewlo på kundens dator

Crewlo lyssnar bara på datorn själv (127.0.0.1). Databasen och filerna ligger i kundens datamapp, normalt ~/Crewlo. Inloggnings- och kopplingsnycklar krypteras med Windows inbyggda skydd (DPAPI). Programmet skickar inget till oss och hämtar inga typsnitt eller skript utifrån.

Crewlo tar bort mejl, avslutade ärenden, sessioner, möten och loggrader som är äldre än den tid kunden väljer (normalt 24 månader). Säkerhetskopior sparas på datorn i 14 dagar. Agenterna har fasta regler om att aldrig skriva orsaken till frånvaro i loggen eller i filer.

Den enda förbindelse utåt som Crewlo själv öppnar är till Crewlo Relay, och bara om kunden har slagit på reläet.

4. Claude och Anthropic

Agenterna arbetar i kundens eget Claude-konto. Det som Claude läser via kundens kopplingar och via Crewlo, till exempel mejl, mötestranskript och filer, bearbetas av Anthropic enligt kundens avtal med Anthropic och Anthropics integritetspolicy: anthropic.com/legal. Vi tar inte emot det innehållet och kan inte styra hur Anthropic behandlar det.

Pocket för mötesinspelning

Kunden kan spela in möten med Pocket (Open Vision Engineering Inc.) med sitt eget Pocket-konto. Ljud, transkript och sammanfattningar behandlas då av Pocket i USA enligt Pockets villkor och integritetspolicy: heypocket.com/pages/privacy. Crewlo hämtar transkript från Pocket till kundens dator, antingen via Pockets koppling i Claude eller med kundens API-nyckel, som sparas krypterad lokalt. Vi tar inte emot inspelningarna och kan inte styra hur Pocket behandlar dem. Den som spelar in ska informera deltagarna och, där det krävs, få deras samtycke.

5. Webbplatsen

Webbplatsen crewlo.ai sätter inga kakor, använder ingen analys eller spårning och har inga formulär utom anmälan till betaprogrammet (avsnitt 7). Sidorna skickar ingen hänvisningsadress (referrer) vidare när du klickar på en länk.

Google Fonts. Typsnitt och ikoner hämtas från Google Fonts (fonts.googleapis.com och fonts.gstatic.com). När sidan laddas skickar din webbläsare därför din IP-adress och uppgifter om webbläsaren till Google, som kan behandla dem utanför EU/EES. Se Googles integritetspolicy.

Vår server loggar inte sidvisningar. Driftleverantören [driftleverantör] och, när trafiken går via Cloudflare, Cloudflare kan registrera IP-adresser och tekniska uppgifter om anropen i sina loggar för drift och säkerhet.

Rättslig grund: berättigat intresse av att kunna visa webbplatsen och skydda den.

6. Crewlo Relay

Reläet är valfritt och gör kundens lokala Crewlo nåbart från claude.ai och Claudes mobilapp. Så här hanteras uppgifterna:

• Sparas: installationens id (en slumpad sträng) och en SHA-256-hash av installationens hemlighet, så att ingen annan kan ta över id:t. Inget annat från reläet sparas på disk (betaprogrammet beskrivs i avsnitt 7).
• Hålls i minnet medan installationen är ansluten: kopplingsnyckeln och pågående anrop. Ett anrop släpps senast efter två minuter.
• Skickas vidare utan att sparas: MCP-anrop och svar mellan Claude och kundens Crewlo, inklusive inloggningstoken i anropen. Innehållet kan innehålla personuppgifter från kundens verksamhet. Det krypteras (https) på vägen till reläet, där det läses bara för att skickas vidare.
• Hanteras inte av reläet: inloggningen för kopplingen (OAuth), engångskoder och tokens. De skapas, lagras som hashar och kontrolleras i kundens lokala Crewlo.
• Loggas: tidpunkt och de sex första tecknen i installationens id när en installation ansluter eller kopplas från, samt tidpunkt och skäl när en anslutning avvisas. Reläet loggar inte IP-adresser, anrop eller innehåll.

För det som skickas vidare är Crewlo personuppgiftsbiträde åt kunden. Villkoren för det finns i [biträdesavtal]. För installationens id och driftloggarna är Crewlo personuppgiftsansvarig, med berättigat intresse av en säker och fungerande tjänst som rättslig grund.

Lagringstid: installationens id och hash sparas så länge installationen använder reläet och tas bort på begäran. Driftloggar sparas i högst [antal] dagar.

7. Betaprogrammet

När ett företag går med i betaprogrammet på crewlo.ai/beta behandlar vi uppgifter om den som anmäler företaget. Uppgifterna sparas i en databas hos reläet och används inte till något annat.

• Det du fyller i: namn, e-postadress, företag och antal anställda.
• Om anmälan: etiketten för den betakod som användes (till exempel ”pilot”, inte själva koden), tidpunkten då du godkände villkoren och integritetspolicyn och när kontot skapades.
• Om installationen: när aktiveringskoden användes och installationens id (en slumpad sträng från installationsprogrammet).
• Koder: betakoder och aktiveringskoder sparas bara som hashar (SHA-256), aldrig i klartext. Aktiveringskoden visas en gång efter anmälan och gäller en installation i 7 dagar.
• Hålls bara i minnet: antalet felaktiga kodförsök per IP-adress under den senaste timmen, för att stoppa gissning. IP-adressen sparas inte på disk.

Ändamål: att ge företaget tillgång till betaversionen, koppla installationen till betakontot, kontakta er om betan (till exempel om uppdateringar, frågor och synpunkter) och skydda tjänsten mot missbruk. Vi skickar inga lösenord eller koder med e-post och säljer inte uppgifterna.

Rättslig grund: avtalet om att delta i betaprogrammet, och berättigat intresse av att kunna administrera betan och skydda tjänsten.

Lagringstid: till betaprogrammet avslutas och därefter [antal] månader. Därefter raderas uppgifterna, om de inte behövs för ett fortsatt avtal.

Dina rättigheter: du kan när som helst få veta vilka uppgifter vi har om dig, få dem rättade och begära att betakontot raderas genom att mejla [e-post]. Vi raderar kontot och dess aktiveringsuppgifter utan dröjsmål. Se även avsnitt 10.

8. Support och kontakt

När du kontaktar oss behandlar vi det du skickar: namn, e-postadress, företag och meddelandets innehåll. Vi använder uppgifterna för att svara och hjälpa till.

Rättslig grund: avtalet med kunden, eller berättigat intresse av att svara på frågor. Lagringstid: så länge ärendet pågår och därefter högst [antal] månader.

9. Mottagare och överföring utanför EU/EES

Vi säljer inte personuppgifter och delar dem bara med leverantörer som behövs för tjänsten: Google (typsnitt), [driftleverantör] och Cloudflare (drift och nätverk). Om en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES sker det med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå, till exempel EU–US Data Privacy Framework, eller standardavtalsklausuler.

10. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia (tillgång),
• få felaktiga uppgifter rättade (rättelse),
• få uppgifter raderade, till exempel när de inte längre behövs (radering),
• begära att behandlingen begränsas,
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse (invändning),
• få ut uppgifter som du själv har lämnat i ett maskinläsbart format, när behandlingen grundar sig på avtal (dataportabilitet).

Kontakta oss för att använda dina rättigheter. Gäller frågan uppgifter i ett företags lokala installation vänder du dig till det företaget.

Du kan också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

11. Säkerhet

Reläet släpper bara igenom MCP-anrop och inloggningen för kopplingen. Kopplingsadressen innehåller en hemlig nyckel som kunden kan byta, och fel instans och fel nyckel ger samma svar så att adresser inte kan gissas fram. Sidorna skickas med en strikt säkerhetspolicy (CSP) och kör inga skript från andra webbplatser.

12. Ändringar

Vi uppdaterar policyn när tjänsten ändras. Datumet överst visar när den senast ändrades. Väsentliga ändringar meddelas på webbplatsen.

13. Kontakt

Frågor om personuppgifter skickas till oss:

Bolag

[Bolagets namn]

Org.nr

[org.nr]

Adress

[adress]

E-post

[e-post]